Рассмотрим подробнее каждый из этих вопросов.
При трудоустройстве работник предоставляет работодателю определенный перечень документов, после чего с ним заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу, а документы подшиваются в отдельную папку. Это и есть первый этап формирования личного дела. Также на протяжении всей трудовой деятельности работника в организации-работодателе формируются и другие документы, которые собираются в ту же папку в хронологическом порядке. Последними в личном деле являются документы об увольнении этого работника.
Таким образом, личное дело – это систематизированный комплекс документов, содержащих сведения о конкретном работнике и его трудовой деятельности.
Система хранения данных о сотрудниках в виде личных дел очень удобна. Ведь вся информация о трудовой деятельности конкретного человека собрана в одном месте, ее легко найти при необходимости.
Формированием и ведением личных дел занимаются:
– кадровые службы (отделы);
– сотрудник, в обязанность которого входит кадровое делопроизводство, что указано в его должностной инструкции (инспектор по кадрам, специалист по кадрам, менеджер по персоналу, делопроизводитель и т.п.);
– сотрудник, назначенный ответственным за ведение кадрового делопроизводства. Часто на практике в небольших организациях ведение личных дел и кадрового делопроизводства в целом является дополнительной обязанностью для секретарей или бухгалтеров и оформляется как внутреннее совместительство в соответствии с Трудовым Кодексом РФ (ст. 60.1, 282, 285). Это может быть не полная ставка, а, например, 0,5 ставки, если объем работ небольшой.
Основные обязанности отдела кадров по ведению личных дел (специалиста по кадрам и т.п.):
– приобщение соответствующих документов о трудовой деятельности к личным делам работников;
– обеспечение сохранности личных дел;
– обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах;
– ознакомление работника с его личным делом в установленном порядке. Личные дела относятся к группе документов по личному составу, оформляются в соответствии с действующим законодательством, нормативными актами по делопроизводству и учитываются в номенклатуре дел организации (при наличии).
1.2. Личное дело – обязанность или право?
Формирование, ведение, учет и хранение личных дел является обязательным не для всех работодателей. Коммерческие организации, не являющиеся источником комплектования гос. и мун. архивов, и индивидуальные предприниматели могут не вести личные дела сотрудников, но на практике многие из них все же делают это для систематизации делопроизводства, а также для быстрого и удобного поиска нужных сведений о деятельности конкретного работника, содержащихся в кадровых документах его личного дела. Т. е. для коммерческих (частных) организаций ведение личных дел своих сотрудников – это право, а не обязанность. К тому же, работодатель вправе сам решать на какие категории сотрудников заводить личные дела в его компании.
Т. к. для коммерческих организаций законодательством не предусмотрен конкретный порядок работы с личными делами, организация-работодатель также определяет его самостоятельно. Состав личных дел, требования к процедуре их оформления, ведения и передачи на архивное хранение рекомендовано зафиксировать в локальном нормативном акте организации (пример в Положении о ведении личных дел (см. в разделе 5). При этом необходимо обязательно учитывать требования Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» (далее – ФЗ 152). Запрашивать и хранить излишнюю информацию о работнике строго воспрещается, а в личные дела нельзя помещать документы, содержащие перс. данные работника (копии паспорта, СНИЛС, ИНН и др.) чтобы не нарушить его права и законодательство РФ, избежать штрафов со стороны проверяющих органов (подробнее в разделе 2).
Что же касается государственных служащих, то личные дела на них заводятся в обязательном порядке по месту прохождения службы (в федеральных, государственных и муниципальных ведомствах, организациях и учреждениях). Обязанность по формированию, учету и хранению личных дел госслужащих и лиц, к ним приравненных, регламентируется Федеральным законом от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Федеральным законом от 02.03.2007 №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».
В государственных организациях и учреждениях работа с личными делами имеет свои особенности. Список документов, входящих в личное дело, намного больше, а многие из них содержат персональные данные, сведения о доходах и расходах сотрудника, членов его семьи и др. в отличии от личных дел работников частных компаний.
Законодательством