Анализируя жизненный цикл управленческого документа, можно выделить несколько вариантов («ипостасей») его существования (другими словами, его различные состояния):
проект документа;
официальный документ (подлинник, подписанный экземпляр);
заверенные копии официального документа;
опубликованный официальный документ;
не имеющие юридической силы копии документа.
Рассмотренные стадии ЖЦД характеризуют существование подлинного документа. Это обстоятельство является очевидным для архивистов, обеспечивающих хранение именно подлинников. Однако следует также принимать во внимание нахождение в обращении не только подлинников (оригиналов), но и копий документа (бумажных и электронных), а также возможность опубликования официального документа в печатной либо в электронной форме (включение в различные электронные информационные ресурсы). Эти обстоятельства могут оказать некоторое влияние на стадию ЖЦД, связанную с уничтожением документа. С одной стороны, обращение к электронным копиям документа в той или иной информационной системе снижает риск его преждевременной полной утраты на бумажном носителе. С другой стороны, срок хранения копий документа в идеале не должен превышать запланированную продолжительность жизненного цикла документа. Как предусмотрено ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007, при истечении установленного срока хранения документа должны быть также уничтожены все его копии [39]. Однако этот процесс, особенно в случае применения электронных копий документа, может контролироваться только системой управления документацией в рамках конкретной организации или информационной системы. В случае публикации документов и применения внешнего электронного документооборота гарантировать уничтожение тиражированных или электронных копий документов, которые могут использоваться «до минования надобности», не представляется возможным. В принципе публикацию документа, создание электронной копии бумажного документа, создание фонда пользования (на различных носителях) документов, находящихся на архивном хранении, условно можно считать ответвлениями стадий обращения, хранения и уничтожения. Но полного представления о формах существования документа с учетом его копий простое перечисление стадий ЖЦД не дает.
Более детально формы и динамика существования документа характеризуются процессами документооборота. Однако документооборот