Projektmanagement für Faulenzer ist nichts anderes als extrem fokussiertes Projektmanagement. Der Knackpunkt ist, exakt erkennen zu können, wann in welche Tätigkeiten Zeit und Aufwand investiert werden müssen, um maximale Wirkung zu erzielen.
Es gibt unzählige Fachbücher, in denen das Management von Projekten als ein in Stufen untergliederter Prozess erklärt wird und sämtliche dafür erforderlichen Kompetenzen beschrieben werden. In diesem Buch geht es um etwas anderes: um Projektmanagement aus der Vogelperspektive. Willkommen im Klub der »Überflieger«.
1Der Begriff Programmmanagement bezeichnet den Prozess der übergreifenden Lenkung mehrerer inhaltlich zusammenhängender Projekte, die auf eine Verbesserung der Unternehmensperformance abzielen. Üblicherweise unterstützt das Programmmanagement eine bereits ins Rollen gebrachte Strategie zum Erreichen konkreter Unternehmensziele wie zum Beispiel, sich bis 2015 als viertgrößter Supermarkt zu platzieren oder den Produktionsausschuss innerhalb von zwei Jahren um fünf Prozent zu reduzieren.
2Das US-amerikanische Project Management Institute (PMI) ist eine nicht kommerzielle Projektmanagementorganisation, die sich für fortschrittliches Projektmanagement auf dem Stand der Technik einsetzt. Als weltweit führender Dachverband professioneller Projektmanager setzt das PMI die für Projektmanagement geltenden Standards fest, führt Studien und Schulungsprogramme durch und fungiert als Plattform für den Erfahrungsaustausch. Die Zielsetzungen des PMI lauten, Professionalität und Qualität im Projektmanagement zu fördern, praktizierende Projektmanager kontinuierlich weiterzuqualifizieren und die Performance von Unternehmen und Organisationen zu steigern. Zu diesem Zweck bietet das PMI fünf Zertifizierungsprogramme an, zu denen auch die Zertifizierung als Projektmanagementexperte gehört. Wer dieses Programm erfolgreich absolviert hat, darf sich offiziell als zertifizierter PMP ® bezeichnen.
Faulenzen ist eine Wissenschaft für sich
Womöglich glauben Sie, ich denke mir das alles einfach aus. Doch so ist es eben nicht.
Meine Theorie des Faulenzens stützt sich auf wissenschaftliche Erkenntnisse und lässt sich durch historische Fakten untermauern. Und es gibt sogar eine Faulenzerhymne, die von einem Bären gesungen wurde.
Das Paretoprinzip, auch bekannt als die 80 : 20-Regel, besagt, dass Wirkung und Ursache in einer Vielzahl von Fällen in einem Verhältnis von 80 zu 20 stehen. Als Faustregel ist das Paretoprinzip vielseitig anwendbar, allerdings wird es auch häufig falsch ausgelegt. So trifft die 80 : 20-Regel zum Beispiel nicht einfach nur deshalb auf eine Problemlösung zu, weil diese in 80 Prozent aller Problemfälle funktioniert, sondern nur dann, wenn zur Lösung des Problems bereits 20 Prozent der dafür bereitgestellten Ressourcen ausreichen.
Formuliert wurde das Prinzip von Joseph M. Juran, einem der Vorreiter des Qualitätsmanagements, der es nach dem italienischen Ökonom Vilfredo Pareto benannte, der wiederum herausgefunden hatte, dass sich 80 Prozent des Volksvermögens Italiens im Besitz von 20 Prozent der italienischen Bevölkerung befinden. Die zugrunde liegende These ist, dass sich der Großteil der sichtbaren und messbaren Ergebnisse im Allgemeinen auf sehr wenige Faktoren zurückführen lässt.
Demzufolge bringen Ihnen beispielsweise 20 Prozent Ihrer Kunden 80 Prozent Ihres Absatzvolumens ein. Diese Aussage, die so ungefähr stimmen dürfte, lässt sich nicht nur leicht nachprüfen, sondern erleichtert auch die unternehmerische Planung und Entscheidungsfindung. Mit dem Paretoprinzip lassen sich aber auch weitaus banalere Sachverhalte beschreiben: Sehr wahrscheinlich tragen Sie überwiegend (nämlich an 80 von 100 Tagen) Kleidungsstücke, die zu den 20 Prozent Ihrer Lieblingsklamotten zählen. Sie verbringen 80 Prozent Ihrer Freizeit mit immer denselben 20 Prozent Ihrer Freunde und Bekannten. Und so weiter.
Mit der von Vilfredo Pareto formulierten Paretoeffizienz (auch bekannt unter dem Namen Paretooptimum) hat das Paretoprinzip nichts zu tun. Vilfredo Pareto (geboren am 15. Juli 1848 in Paris in Frankreich, gestorben am 19. August 1923 in Céligny in der Schweiz) wurde für seine bedeutenden wissenschaftlichen Beiträge aus den Bereichen der Ökonomie, Soziologie und Moralphilosophie und speziell für seine Untersuchungen der Einkommensverteilung und der Entscheidungen des Individuums berühmt. Er entwickelte das Konzept der Paretoeffizienz und trug unter anderem mit seinen Indifferenzkurven wesentlich zur Weiterentwicklung der Mikroökonomie bei. Die Erkenntnisse über die Vermögensverteilung in Italien, aus denen sich das Paretoprinzip und das Konzept einer Paretoverteilung entwickelten, gewann er im Jahr 1906.
Clevere Menschen mit ausgeprägtem Hang zum Faulenzen können und sollten in ihrem Alltag unbedingt das Paretoprinzip beziehungsweise die 80 : 20-Regel beachten. Für Sie als Projektmanager ist das Paretoprinzip eine ungemein wertvolle Hilfe, da es Sie immer daran erinnert, sich auf die 20 Prozent zu konzentrieren, auf die es wirklich ankommt.
Laut Woody Allen macht »dabei sein schon 80 Prozent des Erfolgs aus«. Das wage ich zu bezweifeln. Mir fallen so einige Projekte ein, bei denen der zuständige Projektmanager zwar präsent war, von Projektfortschritt aber weit und breit nichts zu erkennen war. Wesentlich besser ist es – finde ich –, sich vor Augen zu halten, dass nur 20 Prozent der Tätigkeiten, denen man tagtäglich nachgeht, wirklich wichtig sind. Aus diesen 20 Prozent resultieren 80 Prozent der Ergebnisse. Finden Sie heraus, woraus diese 20 Prozent bestehen, und konzentrieren Sie sich auf diese Tätigkeiten.
Und wenn Sie Ihre Sache gut machen, können Sie sich ganz entspannt dem produktiven Faulenzen hingeben.
Die Weisheit des Faulenzens
Einfach nur faulenzen kann nun wirklich jeder. Sie müssen besser faulenzen als andere, und das heißt, intelligenter faulenzen.
Einfach nur faulenzen ist nicht sonderlich produktiv. Die Voraussetzung für produktives Faulenzen ist die unschlagbar wirkungsvolle Kombination aus Bequemlichkeit und Intelligenz, die eine geradezu magische Wirkung entfaltet. Intelligente Faulenzer sind ihren Mitmenschen um Nasenlängen voraus und bestens dazu geeignet, Führungsrollen zu übernehmen. Dies ist eine seit vielen Jahrzehnten bekannte Theorie, die sich in vielen Fällen und auf bisweilen interessante Weise als zutreffend erwiesen hat. Eines der bekanntesten Beispiele stellt die preußische Armee dar.
Helmuth Karl Bernhard Graf von Moltke (26. Oktober 1800 bis 24. April 1891) war ein preußischer Generalfeldmarschall. Er gilt als einer der genialsten Strategen seiner Zeit. Er erfand eine neue, fortschrittliche Methode, um die Streitkräfte auf dem Schlachtfeld zu befehligen.
1857 wurde Helmuth Graf von Moltke zum Chef des Generalstabs der preußischen Armee befördert und hielt diese Position über 30 Jahre lang inne. Unmittelbar nach seiner Beförderung machte er sich daran, die strategischen und taktischen Methoden der preußischen Armee zu modernisieren, und setzte Veränderungsprozesse in Gang, welche die Bewaffnung, die Kommunikationsmittel, die Ausbildung der Stabsoffiziere und die Mobilmachung des Heeres betrafen. Zudem ließ er die politischen Verhältnisse in Europa untersuchen und plante auch gleich die in diesem Zusammenhang vielleicht schon bald notwendigen militärischen Offensiven. Kurzum: Im Nu hatte er alle Maßnahmen umgesetzt, die einen modernen Generalstab auszeichnen.
Moltke klassifizierte die Offiziere seines Korps nach einer einfachen und doch genialen Methode, die noch heute im Militär verwendet wird und sich auch in Unternehmen als Entscheidungshilfe für die Besetzung der unterschiedlichsten Führungspositionen, zum Beispiel der eines Projektmanagers, eignet.
Die vier Menschentypen, die in folgendem Diagramm beschrieben sind, ergeben sich aus der Kombination der individuellen Charaktermerkmale, die einmal den physischen Bereich mit fleißig oder faul und einmal den intellektuellen Bereich mit klug oder nicht klug (ja, ich drücke mich politisch ganz korrekt aus) abdecken.
