Основанием для включения в словарь было исключительно наличие у данного лица гражданского или придворного чина указанных классов, а не занимаемые должности (очень часто высшие гражданские должности занимались генералами без переименования их в соответствующие гражданские чины). При этом включались и все те, кто имел военные генеральские чины, но хотя бы некоторое время состоял в высших гражданских или придворных чинах. Включены в словарь и лица, имевшие генеральские чины четырех «военизированных» в первой половине XIX в. (до 1867 г.) гражданских служб: Корпуса инженеров путей сообщения (с 1809 г.), Корпуса горных инженеров (с 1834 г.), Корпуса лесничих (с 1839 г.) и Корпуса межевых инженеров (с 1849 г.). Служащие этих корпусов, хотя и носили форму военного образца, были по существу гражданскими чиновниками, и их «генералы», в общеармейские «Списки генералам по старшинству» никогда не включались.
При этом учтены только те лица, которые получили соответствующие чины на действительной службе (независимо от занимаемых должностей), а не при отставке. В России XVIII – начала XX вв. была распространена практика награждения при отставке следующим по старшинству чином (хотя на гражданской службе в меньших масштабах, чем на военной). Производство при отставке было формой поощрения и не влекло за собой полноту соответствующих прав (например, на лиц, производимых в чины, дающие права потомственного дворянства, не на действительной службе, а при отставке, эти права не распространялись).
В основу настоящего издания легла выборка из составляемого мною на протяжении многих лет (на базе обработки разного рода официальных изданий) общего свода лиц, служивших в офицерских и классных чинах в Российской империи (включающего более миллиона человек), что, собственно, и позволило определить общий круг необходимых для включения в словарь лиц.
Для составления словаря использовались прежде всего данные официальных «Списков по старшинству», которые со второй половины 1760-х годов регулярно издавались с изменениями (в некоторые периоды – несколько раз в год) и представляли собой практическое пособие для определения сравнительного старшинства лиц, находящихся в одном и том же чине (они сообщали даты вступления в службу, в первый классный чин и производства в высшие чины, последнюю должность и награды). Использовались также некоторые ведомственные издания (для начала XX в. дающие более подробные сведения) и списки выпускников различных учебных заведений.
Однако за некоторые годы эти издания не сохранились или оказались недоступны (в ряде случаев недостающую информацию удавалось восполнить за счет таких же «Списков по старшинству» чинам более низких классов). Кроме того, в 1797–1800 и 1818–1840 годах в списках указывалась только фамилия, и при наличии многочисленных родственников и однофамильцев даже с привлечением дополнительных источников не всегда удавалось отождествить некоторых лиц с теми, которые встречаются в других (более ранних, более поздних или другого рода) изданиях или найти для них дополнительные данные. Для первой половины XVIII в. некоторые носители высших гражданских чинов известны только по отдельным упоминаниям в разного рода документах. Наконец, некоторые лица, произведенные в чин четвертого класса, успевали умереть или выйти в отставку до издания очередного «списка по старшинству». В ряде случаев не удавалось точно установить, получен ли чин действительного статского советника на действительной службе или при отставке (у таких лиц в словаре перед фамилией стоит «*»).
Помимо официальных изданий (прежде всего для определения дат жизни) широко использовалась многочисленная и разнообразная генеалогическая литература (как XIX в., так и появившаяся в последние 20 лет) и некрополи (прежде всего многотомные издания начала XX в., осуществленные под покровительством Вел. князя Николая Михайловича). Тем не менее, некоторое число лиц, отвечающих критериям включения в словарь (едва ли превышающее 3–4%), было все-таки пропущено.
Справки о включенных в словарь лицах составлены по единой схеме и включают, по возможности, следующие данные: 1) фамилия, имя и отчество; 2) сведения о рождении и происхождении; лица, достоверно принадлежащие к одному роду отмечены «*» после фамилии (если это не очевидные случаи); 3) время поступления на службу и производства в первый классный чин (в скобках указывается полученное образование, если его удалось установить), при этом в случаях перехода с военной службы указывается последний военный чин с датой его получения; 4) даты производства в высшие чины; 5) род деятельности или ведомство (для служивших в последние годы перед 1917, а также в ряде случаев ранее, названы занимавшиеся ими наиболее значимые должности); 6) время отставки и смерти. В конце в косых скобках дается дата последнего упоминания в списках по старшинству, которая при отсутствии иных данных дает представление о времени окончания службы (хотя в ряде случаев исключение из списка могло сильно запаздывать).
При этом соблюдались следующие принципы. Написание фамилий (они