К Танзиле стали обращаться за консультациями не только коллеги, но и начали приезжать из разных стран бизнес-ассистенты с вопросами и просьбами: рассмотреть их рабочие ситуации, подобрать наиболее эффективные «инструменты» для повседневной работы, найти общий язык с директорами, мотивировать руководителей платить больше и многим другим…
Это привело к открытию Академии Бизнес-Ассистентов.
Предисловие
Для кого написана эта книга?
Ее, в первую очередь, стоит прочесть директорам крупных и средних компаний. Тем, чей день представляет собой один сплошной дедлайн.
В книге Вы найдете: как правильно выбрать себе помощника, какими качествами должен обладать Ваш идеальный кандидат, какие полномочия можно и нужно делегировать, а какие стоит оставить за собой.
Сотрудники, которые претендуют на должность личного помощника или ассистента, тоже найдут для себя много интересного и полезного здесь.
Прочитав книгу, Вы поймете: можете ли вы стать личным ассистентом, достаточно ли у вас знаний и умений, подходите ли Вы для этой должности по складу характера.
При написании книги я преследовала две цели:
Во-первых, помочь директорам любого масштаба облегчить свою жизнь, при этом, не навредив бизнесу и освободив время для другой, более продуктивной деятельности.
Во-вторых, обучить ассистентов таким умениям, благодаря которым они станут настоящими профессионалами своего дела, ведь профессия личного помощника также важна, как профессия юриста или экономиста.
На этом, введение можно завершить и приступить к практике. Точнее, к самим советам. Приятного Вам чтения!
10, на первый взгляд неочевидных, задач, которые может выполнять бизнес-ассистент
1. Ведение официальной документации и организация личной переписки.
2. Обеспечение офиса (выполнение функций офис-менеджера). Включает в себя: обеспечение порядка, своевременную покупку канцелярских товаров, средства ухода, встречи гостей и др.
3. Замещение руководителя на переговорах и в командировках.
4. Продажи.
5. SMM
6. Найм и увольнение персонала.
7. Прием и отбор партнеров и клиентов в компанию. Ведение переговоров с клиентами.
8. Вопросы, связанные с детьми (забирать и увозить детей в садик или школу).
9. Вопросы, касающиеся личного автомобиля руководителя или его супруги.
10. Покупка домой продуктов, заказ домработницы и т. д.
В указанном списке первые 7 задач могут быть отнесены к задачам рабочего характера, а завершающие 3 задачи – к семейным.
Все эти заботы может на себя взять один человек, который будет освобождать время для своего руководителя.
10 проверочных вопросов, ответы на которые подскажут, нужен ли Вам бизнес-ассистент
1. Составьте список задач, которые Вы делаете в течение дня. Распишите всё максимально подробно, уделите внимания даже самым мелким делам, которые Вам приходится выполнять в течения дня. В том числе: “почистил зубы”, “позавтракал”, “заправил автомобиль” и тому подобное…
2. Используйте технику “ABC”. Определите из этого списка задачи категории “А”. Это те задачи, которые можете сделать только Вы, лично. Их нельзя никому делегировать.
3. Выделите из общего списка задачи группы “B”. Это те задачи, которые вроде бы можете выполнить только Вы, но, сделать их Вы можете, только скрипя зубами. Их можно делегировать.
Сначала кажется что нельзя, но на самом деле – можно. Например, отправить ассистента на переговоры с партнером. Ещё пример – отвезти ребенка в садик или найти для него секции. Обычно такие задачи руководитель не делегирует ассистенту, но их можно отнести к группе “B”.
4. Оставшиеся задачи – группа “С”. Это задачи, которые можно отложить в долгий ящик. Например, запланировать туристическую поездку, которая состоится через полгода или начать вести новые социальные сети, заняться их продвижением. Для многих руководителей такие задачи малозначимы, но в перспективе представляют ценность.
5. Выпишете в отдельный список задачи категорий “В” и “С”. Если их получилось очень много, Вам необходимо найти себе ассистента.
6. Поставьте напротив каждой задачи отметку – сколько времени она у Вас занимает.
7. Подсчитайте, сколько стоит Ваш час. К примеру, месячный доход можно поделить на четыре. Вы получите свой заработок в неделю (чистый доход).
Посчитайте, сколько времени в недели уходит на работу. Теперь полученный недельный доход поделите на количество часов в неделю, Вы получите стоимость одного часа своей работы.
8. Посчитайте, сколько времени у Вас уходит на выполнение задач категории “В” и “С”.
9. Умножьте полученное время на стоимость часа вашей