Совещания являются не только необходимым, но и незаменимым инструментом руководителей. На совещаниях хорошо видны примеры высокоорганизованной работы, так и недостатки, ведущие к потерям времени и пессимизму участников. Эффективность совещаний не обеспечивается сама собой, и без систематических усилий по подготовке, проведению и контролю решений, совещания могут быстро выродиться в ритуальные мероприятия, сопровождаемые пустой тратой времени и нервов участников. Плохо организованные совещания являются зримым примером недостаточной личной и корпоративной культуры, фактором дискредитации руководителя, а иногда и действенным методом дезорганизации управления компанией.
В значительной степени эффективность совещаний можно поднять за счет структурирования бизнес-процессов совещаний, устранения типовых ошибок на различных этапах их подготовки и проведения, с помощью регламентов и рекомендаций, а также при поддержке современными информационными системами.
В книге упор сделан на кратком изложении основных этапов и типовых ошибках совещаний, требованиям к их эффективности и практическим рекомендациям к руководителю и участникам совещаний, как правильно проводить и встроить эти мероприятия в контур управления компанией. Полное изложение вопросов организации и проведения служебных совещаний можно найти в книге: Кудряшов А. И., «Сага о служебных совещаниях. Как правильно готовить, проводить и контролировать совещания», ISBN: 978-5-0055-6412-2, Ридеро, 2021 г.
Типовые темы и вопросы совещаний
Начинающие руководители иногда затрудняются в выборе тематики совещаний. При этом оставляют за бортом повестки дня действительно важные вопросы, а разная мелочевка, разрешаемая обычно в рабочем порядке, постоянно всплывает на совещаниях. Ниже приводится перечень типовых тем или вопросов совещаний, из которых руководитель может всегда составить актуальную повестку дня. Конкретный состав, приоритеты, периодичность и порядок рассмотрения этих вопросов определяются руководителем, с учетом мнений и предложений участников совещаний.
1. Постановка целей и планирование работ
Во время становления новой компании, так и в процессе деятельности предприятий, давно существующих, вопросы оценки текущей обстановки, постановки задач, корректировки целей и планов, вопросы организации работ, носят систематический характер и требуют принятия своевременных управленческих решений на различных уровнях менеджмента. Поскольку процесс анализа ситуации и выработки решений носить выраженный групповой характер, и учитывая, что никто в компании не обладает монополией на истину, здесь важны различные точки и мнения участников. Площадкой для обсуждения этих вопросов являются служебные совещания, что позволяет одновременно консолидировать коллектив и организовать работу руководителей и сотрудников согласно принятым решениям.
2. Организация и контроль исполнения планов
Самые правильные планы ничего не стоят без повседневных усилий менеджмента по систематическому контролю работ и своевременного вмешательства и необходимых корректировок в случае значимых отклонений фактических показателей от плановых. Иногда контроль исполнения воспринимается как второсортная работа, которую подчиненные просто обязаны вести хорошо, поскольку руководство приняло все принципиальные решения на этот счет, а сотрудникам требуется только исполнять планы и указания. В простейших случаях предприятие может работать и таким образом. Но мере усложнения производимых продуктов, роста продаж, увеличения числа связей внутри и вне компании, одних команд начальства для эффективной работы уже недостаточно. Поэтому контроль хода исполнения планов составляет значительную часть повседневной деятельности менеджмента, что требует рассмотрения этих вопросов на служебных совещаниях компании с участием причастных сотрудников.
3. Продвижение продуктов и услуг компании
Коммерческие структуры очевидным образом заинтересованы в продвижении своих продуктов и услуг на рынке. Поскольку только достаточный поток финансовых средств от покупателей может обеспечить существование и развитие компании. Однако изменчивость рыночного спроса, колебания в поведении клиентов, активность конкурентов, новации в законодательной базе и политике властей создают сложную обстановку, в которой практически невозможен надежный долговременный расчет объемов продаж. Рыночные риски могут быть значительно снижены за счет всестороннего коллегиального обсуждения и выработки маркетинговых планов на служебных совещаниях компании.
4. Обслуживание клиентов компании
Покупатели – пользователи продуктов и услуг компании могут сравнительно быстро перестать быть