Реестр является достаточно эффективным аналитическим инструментом, так как он позволяет оперативно добавлять необходимые группировки продукции, затрат, структурных подразделений, статей. Учетные системы не всегда позволяют сделать такие группировки, или могут возникнуть трудности при их изменении. Реестр позволяет делать любые группировки и преобразовывать данные в любой формат. Финансовая модель, построенная на основании реестров, легко адаптируется к изменениям форматов, позволяет понять, как формируется тот или иной экономический показатель, систематизировать изменения и выработать рекомендации для изменения в учетной системе.
Книга состоит из трех разделов.
В первом разделе описано, как организовать учет продаж в реестре. А именно – как фиксировать в Excel процессы закупки, наценки, продаж, переоценки остатков. Как формировать на основании реестра различные отчеты. Как рассчитывать остатки в зале на конкретную дату. Как вести в реестре историю работы с покупателями и поставщиками.
Во втором разделе описана методика ведения реестра платежей и формирования на его основе бюджета движения денежных средств.
В третьем разделе рассказывается, как рассчитывать себестоимость, обосновывать цены и наценки и отражать результаты деятельности в бюджете доходов и расходов.
1. Учет и анализ закупок и продаж при помощи реестра «Продаж и закупок»
1.1. Реестр «Продаж и закупок»
Реестр «Продаж и закупок» имеет такой формат.
Рис. 1. Реестр «Закупок и продаж»
Этот реестр был сделан в качестве примера для торгового предприятия, в котором товар закупается для последующей перепродажи.
Если предприятие занимается производством, то процесс закупки можно заменить процессом передачи готовой продукции из производства для последующей продажи.
Как и для любого реестра, создание этого реестра начинается с «шапки», в процессе работы с реестром «шапка» может меняться, Excel позволяет делать это достаточно легко. Состав столбцов «шапки» определяются исходя из той информации, которая у вас есть в первичных документах, и из тех признаков, которые необходимо отследить.
Пояснения по «шапке» на рис. 1.
1. Месяц и дата (число месяца). Все параметры даты: число, месяц, год (в данном примере его нет) лучше заносить в разные столбцы, так легче работать с формулами и фильтрами.
2. Наименование – наименование у товара должно быть уникальным и во все реестры должно заноситься одинаково, иначе отчеты и фильтры будут работать некорректно и не позволят получить необходимую информацию.
3. Столбец «Код (артикул)» – это уникальный код товара в вашей учетной системе. Его основная цель – идентифицировать товар для последующей аналитики. При помощи кода можно, например, проводить анализ продаж товаров в зависимости от поставщика, партии, акции, региона продаж и т. д. В качестве этого кода может быть использован штрих-код или артикул продавца, в большинстве случаев так даже удобней, но, если нужно отслеживать более мелкие признаки, нужна будет своя параллельная кодировка. Для удобства в реестре может быть два столбца, например, штрих-код и внутренний код.
При помощи кодов можно вводить группировки товара, что будет полезно при большой номенклатуре или при значительном разбросе цен на похожие товары.
4. Столбец «Признак» – это признак, обозначающий движение товара, например:
остаток – остаток товара в зале на начало;
покупка – поступление товара от поставщика;
зал – передача товара в зал по цене продажи;
продажа – продажа товара в зале конечным покупателям;
заказ – предварительный заказ (без движения товара);
заказ выполнен / не выполнен – результат исполнения заказа.
Этот признак присваивать нужно обязательно, и для однотипных процессов названия должны быть написаны всегда одинаково, иначе формулы и фильтры будут работать некорректно.
5. Прейскурант – цена, по которой товар продается в зале.
6. Столбцы «Поставщик», «Доставка», «Оплата (отсрочка), «Примечание (поставщик)», Документ покупки» – столбцы, характеризующие работу с поставщиком. Наименование поставщика, как все наименования, должно быть одинаковым во всех реестрах и отчетах. Остальные столбцы заполняются в произвольной форме и носят справочный характер.
В данном реестре отражаются только поставщики товара, который предназначен для продажи. Учет прочих поставок материалов и услуг в данном реестре не ведется, при необходимости для них нужно сделать отдельный реестр.
6) Столбцы «Количество», «Сумма», «Цена ед., с НДС», «Ставка НДС», «Цена ед., без НДС» – блоки про цену и количество закупок и продаж.
7) Оставшаяся часть столбцов реестра характеризует