Деятельность кадрового отдела с самого начала следует организовать правильно. Если в документации царит хаос, привести дела в отделе кадров в порядок намного сложнее, дольше и дороже, чем сделать всё грамотно с самого начала.
В структуре каждой организации отдел кадров занимает значимую позицию, уже потому что именно в этот отдел первым попадает новый сотрудник. Основная функция отдела кадров на предприятии – документная работа с сотрудниками, ведение, учёт и сопровождение персонала. Документированию подлежат все значимые действия сотрудников внутри организации: приём на работу, перемещение на другую должность, обучение, изменение оплаты труда, отпуска и командировки, увольнение.
Сотрудники отдела кадров выполняют в организации следующие задачи:
подбор персонала
анализ текучести кадров
подготовка штатного расписания и других локальных нормативных актов
оформление личных дел сотрудников
выдача по требованию работников справок и копий документов;
прием, выдача, заполнение и хранение трудовых книжек
ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков
организация аттестаций сотрудников
Работу по организации кадрового отела с нуля можно представить в виде понятного пошагового алгоритма, исполнение которого приведёт к выполнению задачи по запуску во вновь открывшейся организации кадровой службы. Алгоритм состоит из девяти этапов:
1. Подборка актуальных законов в сфере трудовых отношений и методической литературы по кадровому делопроизводству, выбор и установка программы по учёту кадров. Одним словом, подготовка рабочего места.
2. Изучение учредительных документов организации, из которых предстоит узнать реквизиты для оформления кадровых бумаг и порядок приёма на работу директора.
3. Составления перечня документов, необходимых в работе кадрового отдела.
4. Оформление директора с учётом требований учредительных документов и обязательным информированием налоговых органов и заинтересованных банков.
5. Составление локальных нормативных актов, регламентирующих правила поведения в организации, режим работы, порядок взаимодействия с персоналом.
6. Разработка образца срочного или бессрочного трудового договора с указанием существенных и несущественных условий работы.
7. Подготовка документов для ведения кадровой работы, включая бланки приказов, договоров, соглашений и журналы регистрации.
8. Назначение сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек и передача ему полномочий по ведению трудовых книжек от директора.
9. Оформление сотрудников, включающее ознакомление с нормативными актами организации, заключение трудового договора, издание приказа о приёме на работу и внесение записи в трудовую книжку.
В книге «Организация отдела кадров с нуля» подробно раскрывается порядок выполнения каждого пункта этого алгоритма. Если Вам предстоит организовывать кадровый отдел в открывающейся компании, книга поможет в короткие сроки грамотно оформить этот процесс. Здесь Вы найдёте образцы необходимых кадровых документов, рекомендации по организации кадрового делопроизводства, порядок оформления директора, нюансы работы с кадровой документацией, порядок оформления сотрудников.
Книга станет отличным помощником для новичков кадрового дела, менеджеров или бухгалтеров, которым доверили оформление персонала, индивидуальных предпринимателей или руководителей небольших компаний, в которых принято решение набрать штат сотрудников.
1. Организация рабочего места: подбор законодательных актов, литературы, программного обеспечения
Организацию кадрового делопроизводства с нуля начинать нужно непосредственно с обустройства рабочего места – отдела кадров. У сотрудников кадрового отдела должен быть доступ к актуальным законодательным актам в сфере трудовых отношений и к справочно-методической литературе, разъясняющей вопросы кадрового делопроизводства. Далее стоит позаботиться о техническом и программном обеспечении кадровой деятельности. Для этого с руководителем согласовывается приобретение мебели для офиса, канцтоваров, необходимых печатей и штампов, оргтехники и обеспечить установку программы по автоматизированному учёту кадров.
Основные правовые акты в сфере трудового законодательства
На первом этапе формируется подборка законов, регулирующих кадровые отношения. Законодательные акты можно собрать в традиционном бумажном виде и хранить на полках в виде правовой библиотеки, или установить на компьютеры информационно-справочную систему, в которой всегда доступна подборка актуальных правовых актов, обновляющихся по мере выхода поправок к законам. На современном рынке существует несколько правовых информационно-справочных систем,