Основными моими задачами на протяжении всего моего профессионального пути являлись разработка хранилищ данных и визуализация данных. При этом практически весь мой опыт связан с конкретным программным обеспечением (ПО) – SAP. Специалистов, которые внедряют различные информационные системы на базе данного ПО называют SAP-консультантами, коим я также и являюсь. SAP-консультант – это такой «и швец, и жнец, и на дуде игрец», этакий «универсальный солдат», который не только технические настройки и разработки выполняет, но готовит материалы для обучения пользователей, проводит это самое обучение в различных форматах и выполняет много других задач, среди которых и подготовка документации.
Поэтому документация сопровождает меня на протяжении всего моего профессионального пути. К тому же, мне просто нравится работать с ней. Помимо моих прямых обязанностей на текущем месте работы, я также занимаюсь подготовкой документации и организацией ее хранения.
Теперь вернемся к причинам выбора темы.
Первой причиной является то, что некоторым моим чуть менее опытным коллегам на протяжении последних полутора лет руководитель ставил задачи по подготовке инструкций по двум внутренним продуктам компании, в которой я работаю.
Если кратко, результаты конечно были удручающими. Инструкции были написаны плохо. Ни понятной структуры документа, ни последовательности шагов и изложения материала и т.д. Хотя, казалось бы, что сложного в написании инструкции. Ни в коем случае не хочу никого обидеть, на мой взгляд, это один из самых простых жанров технической документации. Знай себе, пиши пошаговые действия – делай раз, делай два. Не подводную лодку же построить требуется, в конце концов.
Когда мы анализировали полученные результаты, то подумали, что проблема в конкретных исполнителях. Проводили с ними беседы. При этом я параллельно знакомился с документацией (в частности, с инструкциями) других направлений в нашей компании. И в большинстве случаев ситуация была ровно такая же. Так же дело обстояло со многими инструкциями, которые готовили внешние подрядчики. По всем этим документам конечно можно было как-то работать. Но каждый раз приходилось прикладывать дополнительные усилия, чтобы точно понять, что имел в виду автор. Или же требовалось выполнить какие-то промежуточные действия, которые не были обозначены никоим образом в инструкции.
Второй причиной выбора темы является глобальная задача (в России на момент написания данной книги) по импортозамещению в сфере информационных технологий, то есть переводу различных информационных систем с зарубежного ПО на отечественное или другие зарубежные аналоги.
Так вот, в рамках импортозамещения в нашей компании мы также рассматривали различное ПО для разработки хранилищ данных и визуализации данных. Как вы понимаете, перед началом использования нового ПО, а также выяснением его функциональности, проводятся долгие часы над изучением документации к данному продукту. В частности, все тех же несчастных инструкций.
Читая эти документы, мы хватались за головы. Ситуация была не менее (а может и более) печальной, чем при проверке инструкций внутри компании. Большая часть документации разработчиков ПО, в том числе различных инструкций, была также плохо структурирована и логически абсолютно не проработана.
Вот лишь несколько простых примеров, которые сходу вспоминаются:
– достаточно часто в рамках одного документа использовались разные термины, обозначающие одни и те же сущности;
– информация, которая логически должна была содержаться в одном разделе хаотично распределялась по всему документу;
– отсутствовала привязка функциональности продукта к конкретным сценариям его использования, то есть в инструкциях просто показывались и описывались какие-то элементы интерфейсов – кнопки, диалоговые окна и т.д.
В конечном счете, мы практически переписывали инструкции заново для своего внутреннего использования в процессе тестирования нового ПО.
Словом, инженеры разучились писать инструкции…
Осознание столь серьезной проблемы и стремление защитить честь мундира и синего нагрудного знака натолкнули меня на мысль о создании инструкции по написанию инструкций, которая хоть как-то позволила бы улучшить сложившуюся ситуацию (или хотя бы сделать попытку улучшить ее).
Эта книга, как вы видите, действительно небольшая и вам потребуется не больше часа вашего времени, чтобы ее прочитать в первый раз. Затем вы можете обращаться к ней, как шпаргалке или памятке.
В первой части представлена методологическая составляющая написания инструкции, во второй – наиболее важные, на мой взгляд, рекомендации по оформлению информационного материала в инструкции.
Часть 1. Методология
Принципы создания инструкции
Возможно, принципов создания инструкций великое множество, но по моему мнению, основных всего три:
1.